załącznik
do uchwały Głównej Kwatery ZHP
nr 52/2003 z dnia 15 kwietnia 2003 r.

Instrukcja działania szczepu

Postanowienia ogólne
1.    Podstawy prawne utworzenia szczepu stanowi § 31 Statutu ZHP.
2.    Postanowienia niniejszej instrukcji, w których mowa o wędrowniku, instruktorze, komendancie, stosuje się odpowiednio do wędrowniczki, instruktorki, komendantki.
3.    Jeżeli w niniejszej instrukcji jest mowa o właściwej komendzie i właściwym komendancie, należy przez to rozumieć4.     komendę hufca zatwierdzającą utworzenie szczepu oraz komendanta hufca ogłaszającego tę decyzję w rozkazie.
5.    Szczep jest to wspólnota podstawowych jednostek organizacyjnych działających w jednym środowisku (szkoła, osiedle, dzielnica). Podstawowym celem działania szczepu jest zapewnienie ciągu wychowawczego.

Utworzenie szczepu
6.    Szczep może powstać7.     z inicjatywy osób kierujących podstawowymi jednostkami organizacyjnymi ZHP. Warunkami założenia szczepu są:
a)    chęćb)     działania w szczepie, wyrażona przez złożenie wniosku we właściwej komendzie hufca przez minimum trzy podstawowe jednostki organizacyjne działające w co najmniej dwóch grupach metodycznych,
c)    uregulowane składki członkowskie przez członków jednostek tworzących szczep.
8.    Szczep powołuje właściwa komenda hufca. Decyzję tę ogłasza w rozkazie właściwy komendant mianując jednocześnie komendanta szczepu.
9.    Po powołaniu szczepu:
a) właściwy komendant hufca może nadać szczepowi numer, nazwę  i imię oraz prawo posiadania sztandaru. Tryb przyznawania nazwy, imienia i sztandaru określają odrębne przepisy,
b) szczep ma prawo używania pieczęci zarejestrowanych we właściwej komendzie.
10.    W przypadku niespełnienia warunków określonych w pkt. 5 niniejszej instrukcji właściwa komenda ma prawo odmówić11.     powołania  szczepu.
12.    Od decyzji komendy hufca w sprawie odmowy powołania szczepu przysługuje prawo odwołania do komendy chorągwi.

Rozwiązanie szczepu
13.    Szczep może zostać14.     rozwiązany:
a)    na wniosek co najmniej połowy członków komendy szczepu,
b)    z inicjatywy komendy hufca.
15.    W przypadku działania niezgodnego ze Statutem ZHP i niniejszą instrukcją, właściwy komendant może:
a)    odwołaćb)     lub zawiesićc)     w pełnieniu funkcji komendanta szczepu,
d)    rozwiązaće)     szczep.
16.    Decyzję o rozwiązaniu szczepu i odwołaniu komendanta szczepu ogłasza rozkazem komendant hufca. Od decyzji komendy hufca o rozwiązaniu szczepu przysługuje prawo odwołania do komendy chorągwi w terminie 21 dni od daty doręczenia decyzji wnioskodawcy.
17.    Dokumentacja i składniki majątku ZHP, będące w użytkowaniu rozwiązanego szczepu, przekazywane są do komendy hufca, która decyduje o ich dalszym przeznaczeniu z uwzględnieniem praw podstawowych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład rozwiązywanego szczepu.

Funkcyjni szczepu
18.    Szczepem kieruje i odpowiada za jego pracę komenda szczepu, na której czele stoi komendant szczepu – pełnoletni instruktor wybrany przez instruktorów i wędrowników pełniących funkcje instruktorskie w jednostkach organizacyjnych wchodzących w skład szczepu i mianowany na funkcję przez właściwego komendanta hufca.
19.    Komendant szczepu powinien posiadać20.     minimum stopień podharcmistrza i być21.     przeszkolony do pełnionej funkcji.
22.    W szczepie mogą być23.     inni funkcyjni, których mianuje i odwołuje rozkazem komendant szczepu. Nie dotyczy to drużynowych, których mianuje i odwołuje komendant hufca.

Obejmowanie i przekazywanie funkcji komendanta
24.    Objęcie funkcji komendanta szczepu następuje z chwilą mianowania przez właściwego komendanta.
25.    Przekazanie składników majątku ZHP będących w użytkowaniu szczepu, dokumentacji i pieczątek szczepu nowo wybranemu komendantowi powinno nastąpić26.     w obecności osób kierujących podstawowymi jednostkami organizacyjnymi wchodzącymi w skład szczepu oraz przedstawiciela komisji rewizyjnej hufca.
27.    W terminie 14 dni od daty mianowania komendant szczepu powinien podpisać28.     zobowiązanie do prowadzenia szczepu. Wzór zobowiązania do prowadzenia szczepu stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

Działanie szczepu
29.    Do zadań szczepu należy:
a)    tworzenie wspólnoty gromad, drużyn oraz innych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład szczepu, opartej na ciągu wychowawczym oraz stwarzanie warunków do ich działania,
b)    inicjowanie i koordynowanie wspólnych przedsięwzięćc)     podstawowych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład szczepu,
d)    pozyskiwanie nowych instruktorów,
e)    metodyczne i programowe wspieranie pracy podstawowych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład szczepu,
f)    prowadzenie szkolenia funkcyjnych dla podstawowych jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem drużynowych) wchodzących w skład szczepu,
g)    wspieranie organizacji Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej podstawowych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład szczepu,
h)    pozyskiwanie środków na działalnośći)     podstawowych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład szczepu,
j)    dbanie o regularne opłacanie składek członkowskich przez członków jednostek organizacyjnych wchodzących w skład szczepu,
k)    dbanie o dobry wizerunek harcerstwa w środowisku działania.
30.    W szczepie może działać31.     kapituła prób na stopnie harcerskie.
32.    Nadzór nad działalnością szczepu sprawuje właściwa komenda. Szczep podlega także kontroli właściwej komisji rewizyjnej.
33.    Prowadzenie dokumentacji szczepu, działalności finansowej i gospodarczej, organizacji wypoczynku letniego i zimowego, współpracy zagranicznej i innych działań szczepu organizowane jest zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami, przepisami prawa państwowego.
34.     Przy szczepie może działać35.     koło przyjaciół harcerstwa. Zasady powoływania i działania koła określają odrębne przepisy.

System kierowania w szczepie
36.    Komenda szczepu:
a)    kieruje pracą wychowawczą szczepu,
b)    odpowiada za realizację planu pracy w szczepie,
c)    odpowiada za prowadzenie dokumentacji szczepu,
d)    doskonali swoje umiejętności i wiedzę metodyczną,
e)    wykonuje inne czynności powierzone jej przez właściwą komendę.
37.    Komendant szczepu:
a)    kieruje bieżącą działalnością szczepu,
b)    reprezentuje szczep,
c)    odpowiada za majątek, gospodarkę i zobowiązania finansowe szczepu,
d)    wydaje rozkazy,
e)    przygotowuje następcę na funkcję komendanta szczepu.
38.    W skład komendy szczepu wchodzą funkcyjni szczepu oraz osoby kierujące w szczepie podstawowymi jednostkami organizacyjnymi. Komendant szczepu określa zakres obowiązków poszczególnych członków komendy i podaje go do wiadomości w rozkazie. Wśród członków komendy powinien zostać39.     wskazany instruktor odpowiedzialny za prowadzenie spraw finansowo-gospodarczych.
40.    Szczep powinien posiadać41.     regulamin wewnętrzny lub konstytucję, którą przedstawia właściwej komendzie. Regulamin wewnętrzny lub konstytucja może w sposób odmienny od opisanego w niniejszej instrukcji regulować42.    :
a)    system kierowania szczepem,
b)    tryb pracy.

Tryb pracy komendy szczepu
43.    Tryb pracy komendy szczepu określa komendant szczepu.
44.    Zebrania komendy szczepu zwołuje komendant.
45.    Decyzje komendanta i uchwały komendy szczepu są ogłaszane w rozkazie wydawanym nie rzadziej niż raz na kwartał.
46.    Komenda szczepu przekazuje jednostkom działającym w szczepie:
a)    rozkazy komendanta hufca i szczepu,
b)    informacje przekazywane przez komendę hufca i komendę chorągwi.

Dokumentacja szczepu
47.    W szczepie prowadzi się i przechowuje następującą dokumentację:
a)    plan pracy szczepu na dany rok harcerski,
b)    budżet szczepu na rok kalendarzowy,
c)    rozkazy komendanta szczepu,
d)    rozkazy komendanta hufca,
e)    korespondencję szczepu,
f)    dokumentację działalności programowej i kształceniowej,
g)    dokumentację finansowo-gospodarczą.
48.    Komenda szczepu zobowiązana jest do przekazywania do komendy hufca następujących dokumentów:
a)    rozkazów komendanta szczepu,
b)    budżetów i sprawozdań finansowych,
c)    planu pracy szczepu na kolejny rok.

Postanowienia końcowe
49.    Instrukcja wchodzi w życie z dniem 1 września 2003 r. 
50.    W terminie do dnia 30 września 2004 r. komendy szczepów zobowiązane są do dostosowania pracy szczepu do wymagań określonych w niniejszej instrukcji.

Załączniki:
wzór zobowiązania do prowadzenia szczepu


załącznik nr 1
do „Instrukcji działania szczepu”

Zobowiązanie do prowadzenia szczepu


Miejscowość, data .............................


Zobowiązuję się do prowadzenia .................................................................................................
/nazwa szczepu/ 
od dnia .............................. zgodnie z przepisami państwowymi, Statutem ZHP i innymi przepisami Związku Harcerstwa Polskiego. Jednocześnie przyjmuję pełną odpowiedzialność prawną i materialną wynikającą z kierowania i funkcjonowania szczepu.


................................................
                       Imię i nazwisko, stopień
.................................................
Seria i numer dowodu osobistego
.................................................
Podpis